Πιο εύκολη και με λιγότερες μετακινήσεις γίνεται η διαδικασία για τους Έλληνες που θέλουν να δηλώσουν στο Ειδικό Ληξιαρχείο ληξιαρχικά γεγονότα που συνέβησαν στο εξωτερικό. Με νέα απόφαση του υπουργείου Εσωτερικών, η οποία δημοσιεύθηκε στο ΦΕΚ στις 11 Αυγούστου 2026, δίνεται η δυνατότητα η αίτηση καταχώρισης να γίνεται ψηφιακά, αφού προηγουμένως έχουν ελεγχθεί και εγκριθεί τα απαραίτητα δικαιολογητικά.

Ποιοι μπορούν να κάνουν ψηφιακά την αίτηση

Η αλλαγή αφορά πρακτικά Έλληνες που έχουν ληξιαρχικές υποθέσεις συνδεδεμένες με την αλλοδαπή και πρέπει να τις καταχωρίσουν στο Ειδικό Ληξιαρχείο. Στόχος είναι να απλοποιηθεί μια διαδικασία που μέχρι σήμερα μπορούσε να απαιτεί περισσότερη φυσική παρουσία και διακίνηση εγγράφων.

Το «κλειδί» είναι ο τρόπος με τον οποίο ο πολίτης μπαίνει στην ψηφιακή πλατφόρμα. Όποιος ταυτοποιείται με τους κωδικούς Taxisnet μπορεί, μετά τη θετική προέγκριση των δικαιολογητικών του, να κάνει ψηφιακά την αίτηση καταχώρισης. Το ίδιο μπορούν να κάνουν οι πληρεξούσιοι δικηγόροι που ταυτοποιούνται μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Ολομέλειας των Δικηγορικών Συλλόγων Ελλάδος. Αντίθετα, όσοι έχουν ταυτοποιηθεί μόνο μέσω email θα πρέπει να εμφανιστούν στην αρμόδια υπηρεσία του υπουργείου Εσωτερικών για να υποβάλουν την αίτηση.

Πώς γίνεται η διαδικασία και τι ισχύει με τα πρωτότυπα

Η διαδικασία ξεκινά με την ηλεκτρονική αποστολή των δικαιολογητικών για προέγκριση. Εφόσον πάρουν το «πράσινο φως», ο πολίτης ειδοποιείται και, όπου απαιτείται, στέλνει τα πρωτότυπα ή ακριβή αντίγραφά τους επικυρωμένα από Έλληνα δικηγόρο. Η αποστολή μπορεί να γίνει συστημένα με courier ή τα έγγραφα να προσκομιστούν αυτοπροσώπως. Στον φάκελο πρέπει υποχρεωτικά να αναγράφεται ο αριθμός του αιτήματος προέγκρισης και τα έγγραφα πρέπει να είναι ακριβώς τα ίδια με αυτά που εγκρίθηκαν ηλεκτρονικά.

Υπάρχει, όμως, μια σημαντική διευκόλυνση. Εάν στην πλατφόρμα έχουν ήδη αναρτηθεί και εγκριθεί ακριβή αντίγραφα των πρωτότυπων εγγράφων, επικυρωμένα από Έλληνα δικηγόρο, δεν χρειάζεται να σταλούν ξανά τα πρωτότυπα. Προϋπόθεση είναι να φαίνονται καθαρά οι υπογραφές και η μεταξύ τους αλληλουχία. Εάν υπάρχει αμφιβολία, το Ειδικό Ληξιαρχείο μπορεί αιτιολογημένα να ζητήσει συγκεκριμένα πρωτότυπα.

Για παράδειγμα, ένας Έλληνας που ζει στη Γερμανία και έχει υπόθεση ληξιαρχικού γεγονότος εκεί, εφόσον μπει στην πλατφόρμα με Taxisnet και τα δικαιολογητικά του προεγκριθούν, μπορεί να προχωρήσει ψηφιακά στην αίτηση. Αν έχει ανεβάσει ακριβή αντίγραφα επικυρωμένα από Έλληνα δικηγόρο και πληρούνται οι όροι της απόφασης, δεν θα χρειαστεί να στείλει και τα πρωτότυπα έγγραφα.

Τι ισχύει για όσους έχουν ταυτοποιηθεί μόνο με email

Αντίθετα, ένας Έλληνας που ζει στις ΗΠΑ και έχει συνδεθεί στην πλατφόρμα μόνο με email, ακόμη και αν τα δικαιολογητικά του εγκριθούν, δεν μπορεί να ολοκληρώσει την αίτηση αποκλειστικά ψηφιακά. Θα ειδοποιηθεί ώστε να την υποβάλει με φυσική παρουσία στην αρμόδια υπηρεσία.

Η τελική ψηφιακή αίτηση υποβάλλεται ως συνημμένο αρχείο στην πλατφόρμα και πρέπει να έχει υπογραφεί είτε μέσω της «Ψηφιακής βεβαίωσης εγγράφου» του gov.gr είτε με εγκεκριμένη ψηφιακή υπογραφή.

Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει, πάντως, να προσέξουν ιδιαίτερα τις προθεσμίες. Αν περάσουν τρεις μήνες από την τελευταία ειδοποίηση χωρίς να αποσταλούν τα απαιτούμενα δικαιολογητικά ή χωρίς να υποβληθεί η αίτηση, το σύστημα απορρίπτει αυτόματα το αίτημα και η διαδικασία πρέπει να ξεκινήσει ξανά. Το ίδιο μπορεί να συμβεί εάν αποσταλούν επανειλημμένα λάθος δικαιολογητικά.